Najczęstsze błędy przedsiębiorców podczas kontroli podatkowych – na co uważać?

Kontrola podatkowa to dla każdego przedsiębiorcy stresujący moment, który może mieć poważne konsekwencje dla funkcjonowania firmy. Niestety, błędy przedsiębiorców podczas kontroli podatkowej zdarzają się często i mogą prowadzić do nałożenia sankcji finansowych, a w skrajnych przypadkach nawet do odpowiedzialności karnej.

Dlatego kluczowe jest odpowiednie przygotowanie się do kontroli, w tym zadbanie o prawidłowość dokumentacji oraz zgodność rozliczeń z obowiązującymi przepisami. Warto również znać swoje prawa jako podatnik, takie jak możliwość składania wyjaśnień, korekty deklaracji czy odwoływania się od decyzji organów podatkowych. Skorzystanie z pomocy specjalistów, takich jak, adwokat, radca prawny czy doradca podatkowy, może nie tylko ułatwić przebieg kontroli, ale także zminimalizować ryzyko negatywnych skutków dla firmy.

Chcesz, żebym zajął się Twoją sprawą?

w.przybyla@przybylaw.pl +48 503 840 011

W artykule przyjrzymy się, jakie są najczęstsze błędy w kontroli podatkowej, jak unikać tych błędów, a także jak przygotować firmę na kontrolę podatkową, aby zminimalizować ryzyko nieprawidłowości.

Jakie są najczęstsze błędy przedsiębiorców podczas kontroli podatkowej?

Najczęstsze błędy przedsiębiorców podczas kontroli podatkowej mogą wynikać z wielu różnych przyczyn – od braku wiedzy na temat przepisów prawa podatkowego po niedbałość w prowadzeniu dokumentacji. Oto najczęstsze błędy, które mogą pojawić się podczas audytu podatkowego:

• Niekompletna lub nieaktualna dokumentacja – Jednym z najczęstszych błędów jest brak pełnej i aktualnej dokumentacji księgowej. Przedsiębiorcy często nie posiadają wszystkich faktur, umów czy potwierdzeń płatności, co może budzić podejrzenia organów kontrolnych. Ważne jest, aby dokumenty były zgodne z przepisami i gotowe do natychmiastowego przedstawienia kontrolerom.
• Błędy w deklaracjach podatkowych – Nieprawidłowo wypełnione deklaracje VAT, CIT, PIT czy innych podatków są częstym problemem. Mogą one obejmować pomyłki w obliczeniach, niewłaściwe klasyfikowanie kosztów lub przychodów, a także niewłaściwe stosowanie stawek VAT. Tego typu błędy mogą prowadzić do konieczności składania korekt, a także naliczania odsetek.
• Nieprzestrzeganie terminów podatkowych – Przedsiębiorcy często zapominają o terminowym składaniu deklaracji lub opłacaniu podatków. Niespłacanie należności w terminie prowadzi do naliczania odsetek i może skutkować sankcjami finansowymi.
• Brak spójności między księgami a deklaracjami podatkowymi – Brak zgodności między danymi zawartymi w księgach rachunkowych a informacjami zawartymi w deklaracjach podatkowych może być traktowany jako próba ukrywania dochodów lub fałszowania danych. Dlatego ważne jest, aby księgi były prowadzone skrupulatnie i były zgodne z deklaracjami podatkowymi.
• Złe klasyfikowanie kosztów – Błędne zaliczanie kosztów do działalności gospodarczej, które w rzeczywistości nie są związane z firmą, to częsty błąd. Może to obejmować np. wydatki osobiste zaliczane jako koszty firmy. Kontrolerzy podatkowi bardzo szczegółowo badają, czy koszty są prawidłowo udokumentowane i zgodne z charakterem prowadzonej działalności.
• Brak zgłoszenia transakcji podlegających VAT – Częstym błędem jest niezgłoszenie transakcji, które powinny być opodatkowane VAT, zwłaszcza jeśli przedsiębiorcy uczestniczą w transakcjach transgranicznych.
• Niewłaściwe rozliczanie dochodów z zagranicy – Przedsiębiorcy działający na rynkach międzynarodowych często popełniają błędy w rozliczaniu dochodów z zagranicy. Brak znajomości przepisów dotyczących opodatkowania dochodów zagranicznych oraz umów o unikaniu podwójnego opodatkowania może prowadzić do poważnych problemów podczas kontroli podatkowej.
• Zatajenie dochodów lub niezgłoszenie wszystkich źródeł przychodu –
  Niezgłoszenie wszystkich źródeł przychodu lub próba ich ukrycia to poważny błąd, który może być uznany za przestępstwo skarbowe.
• Nieprzestrzeganie obowiązków dotyczących JPK (Jednolitego Pliku Kontrolnego) –
  Od przedsiębiorców wymaga się przesyłania odpowiednich plików JPK do organów podatkowych. Brak zgodności plików JPK_VAT np. niewykazywanie wszystkich faktur, mogą prowadzić do dodatkowych kontroli i kar.
• Brak współpracy z organami kontrolnymi – Próby unikania współpracy, ignorowanie wezwań do dostarczenia dokumentów lub unikanie odpowiedzi na pytania kontrolerów mogą znacząco pogorszyć sytuację firmy. Kontrolerzy podatkowi mogą potraktować takie zachowanie jako próbę ukrycia nieprawidłowości.

Jak unikać błędów w trakcie kontroli podatkowej?

Aby unikać błędów podczas kontroli podatkowej, kluczowe jest zrozumienie, jak przebiega procedura kontrolna i jakie obowiązki podatkowe ciążą na przedsiębiorcy. Najczęstsze błędy w kontroli podatkowej wynikają z nieodpowiedniego przygotowania dokumentacji, braku spójności w księgach podatkowych oraz niedostatecznej znajomości przepisów prawa podatkowego. Oto kilka kluczowych zasad, które pomogą unikać błędów w kontroli podatkowej:

• Regularne przeglądy dokumentacji – Przedsiębiorcy powinni regularnie sprawdzać poprawność dokumentów księgowych, aby uniknąć niespójności, które mogą być wykryte podczas audytu podatkowego. Wszelkie faktury, deklaracje i inne dokumenty powinny być zgodne z obowiązującymi przepisami.
• Zrozumienie prawa podatkowego – Przedsiębiorcy powinni być na bieżąco z aktualnymi przepisami, zwłaszcza w zakresie rozliczeń VAT, CIT, PIT oraz obowiązków wynikających z prowadzenia działalności gospodarczej. Częste zmiany w prawie podatkowym mogą stanowić wyzwanie, których skutkiem potem jest dodatkowa odpowiedzialność podatkowa.
• Zachowanie spokoju i współpraca z organami kontroli – Brak odpowiedniej komunikacji z organami kontrolnymi lub próba zatajenia pewnych informacji może doprowadzić do poważnych konsekwencji. Przedsiębiorcy powinni rzetelnie odpowiadać na pytania kontrolerów i dostarczać wymagane dokumenty. 

Jakie konsekwencje mogą wyniknąć z błędów popełnionych podczas kontroli podatkowej?

Wpływ nieprawidłowości podatkowych na działania firmy może skutkować różnymi konsekwencjami – od drobnych mandatów po znacznie poważniejsze kary finansowe. W skrajnych przypadkach mogą pojawić się także sankcje karne skarbowe. Warto zaznaczyć, że podczas kontroli podatkowej da się uniknąć najcięższych sankcji, jeżeli dobrze się przygotujemy do kontroli podatkowej. Do najczęstszych konsekwencji w trakcie kontroli podatkowej należą:

• Zaległość podatkowa – W przypadku wykrycia zaległości podatkowej przez organ podatkowy, podatnik jest zobowiązany do jej uregulowania.
• Odsetki za zwłokę – w przypadku wystąpienia zaległości podatowy podatnik będzie zmuszony opłacić je wraz z odsetkami za zwłokę.Odsetki te są naliczane od dnia, w którym podatek powinien zostać zapłacony, aż do dnia faktycznej wpłaty.
• Dodatkowe zobowiązania podatkowe – Organy podatkowe w zakresie podatku VAT, mogą nałożyć tzw. dodatkowe zobowiązanie podatkowe (domiar). Przykładowo, jeśli podczas kontroli podatkowej zostaną ujawnione „puste faktury”, domiar może wynieść nawet do 100% kwoty zaległości podatkowej. Ma to na celu przeciwdziałanie oszustwom i zapewnienie większej dyscypliny podatkowej. Jest to forma sankcji mającej na celu wyrównanie strat budżetu państwa oraz ukaranie podatnika za naruszenie przepisów podatkowych.
• Kary za błędy podatkowe – Oprócz obowiązku uregulowania zaległości podatkowych, organy podatkowe mogą nałożyć na podatnika różnego rodzaju kary administracyjne. Rodzaj i wysokość kary zależą od charakteru i wagi naruszenia przepisów. Może to być m.in. kara grzywny, a nawet kara ograniczenia lub pozbawienia wolności.

W przypadku poważniejszych nieprawidłowości, które mogą prowadzić do postępowania karno-skarbowego lub w przypadku, jeśli nie zgadzamy się ze stanowiskiem organu, przedsiębiorca powinien być przygotowany na ewentualną obronę przed sądem. W takiej sytuacji, konsultacja z prawnikiem specjalizującym się np. w prawie karnym skarbowym jest niezbędna. Adwokat pomoże w opracowaniu strategii obrony, zgromadzeniu odpowiednich dowodów, a także reprezentacji w postępowaniu sądowym. Warto tutaj zaznaczyć, że organy podatkowe często nadużywają swojej pozycji podczas kontroli podatkowej łamiąc przy tym prawa podatników. Wielokrotnie sądy stawały po stronie podatników wskazując, jakie naruszenia popełnił organ, jednocześnie uznając, że prawa podatnika zostały pokrzywdzone podczas kontroli podatkowej, może to nawet doprowadzić do uchylenia decyzji przykładowo Wyrok WSA we Wrocławiu z 20.06.2022 r., I SA/Wr 720/20, gdzie sąd wskazał, że Zaufanie do organów władzy publicznej to przekonanie, że postępowanie podatkowe prowadzone jest zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów prawa, że są respektowane uprawnienia jego uczestników, że organ wywiązuje się ze swoich obowiązków i dąży do sprawnego i efektywnego zakończenia sprawy. Za takie zaś nie można uznać postępowania, które staje się elementem odwetu na podatniku.

Jak przygotować firmę na kontrolę podatkową, aby zminimalizować ryzyko błędów?

Aby zminimalizować ryzyko popełniania błędów podczas kontroli podatkowej, przedsiębiorcy powinni podjąć szereg działań przygotowawczych. Odpowiednie przygotowanie może znacząco wpłynąć na sprawny przebieg kontroli oraz zmniejszyć ryzyko negatywnych konsekwencji. Oto kilka kroków, które warto podjąć:

• Prowadzenie dokładnej dokumentacji księgowej – Regularne i rzetelne prowadzenie ksiąg podatkowych to podstawa. Wszystkie dokumenty powinny być poprawnie opisane, zgodne z prawem i łatwo dostępne podczas kontroli.
• Szkolenia dla pracowników – Warto zorganizować szkolenia z zakresu prawa podatkowego i procedur kontrolnych dla osób odpowiedzialnych za finanse w firmie. Świadomość przepisów minimalizuje ryzyko popełnienia błędów.
• Wczesna współpraca z doradcą podatkowym, adwokatem, radcą prawnym – współpraca ze specjalistów może pomóc w regularnym przeglądzie dokumentacji, monitorowaniu zmian w prawie podatkowym oraz przygotowaniu firmy na audyt podatkowy.
• Audyt podatkowy – Wiele firm decyduje się na przeprowadzenie wewnętrznych audytów, które symulują rzeczywiste kontrole podatkowe. Dzięki temu można zawczasu wykryć potencjalne nieprawidłowości i je skorygować.

Podsumowanie

Najczęstsze błędy przedsiębiorców podczas kontroli podatkowej wynikają z niewystarczającego przygotowania i niedokładności w prowadzeniu dokumentacji. Kluczem do uniknięcia błędów w trakcie kontroli podatkowych jest systematyczne przeglądanie dokumentacji, znajomość prawa podatkowego oraz współpraca z doradcami. Konsekwencje błędów popełnionych podczas kontroli podatkowej mogą być poważne, dlatego warto zadbać o solidne przygotowanie firmy do takiej sytuacji. Zrozumienie procedur kontrolnych oraz przestrzeganie obowiązków podatkowych to najlepsza droga do uniknięcia problemów w relacjach z urzędem skarbowym. W przypadku wątpliwości zachęcamy do kontaktu.