Kontrola podatkowa – etapy

Czym Jest Kontrola podatkowa?

Kontrola podatkowa to sposób sprawdzenia, czy kontrolowani (podatnicy) wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Organy uprawnione do przeprowadzenia kontroli to pierwsze instancje organów podatkowych. Warto zatem zerknąć na etapy kontroli podatkowej.

Zawiadomienie kontrolowanego

Przebieg kontroli podatkowej rozpoczyna się od zawiadomienia kontrolowanego, w którym muszą znajdować się:

Chcesz, żebym zajął się Twoją sprawą?

w.przybyla@przybylaw.pl +48 503 840 011

• Oznaczenie organu prowadzącego kontrolę podatkową
• Datę i miejsce wystawienia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej
• Oznaczenie kontrolowanego
• Wskazanie zakresu kontroli
• Pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji 
• Podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.

W szczególnych przypadkach organ może wszcząć kontrolę podatkową bez zawiadomienia kontrolowanego (musi natomiast później poinformować o przyczynie braku zawiadomienia) i dzieje się to w przypadku, w którym kontrola: 

• Dotyczy zasadności zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego według przepisów o podatku od towarów i usług.
• Ma być wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe.
• Dotyczy opodatkowania przychodów nieznajdujących pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzących ze źródeł nieujawnionych.
• Dotyczy niezgłoszonej do opodatkowania działalności gospodarczej.
• Ma być podjęta w oparciu o informacje uzyskane na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
• Zostaje wszczęta w trybie, o którym mowa w art. 284a § 1.
• Ma charakter doraźny dotyczący ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej, użytkowania kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury.
• Dotyczy podatku od wydobycia niektórych kopalin.
• Ma charakter doraźny dotyczący sprawdzenia zachowania warunków zawieszenia działalności gospodarczej.
• Dotyczy zasadności zwrotu podatku według przepisów rozdziału 7b ustawy z o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz rozdziału 6a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
• Został prawomocnie skazany w Rzeczypospolitej Polskiej za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa z ustawy o rachunkowości lub wykroczenia polegającego na utrudnianiu kontroli; w przypadku osoby prawnej ten warunek odnosi się do każdego członka zarządu lub osoby zarządzającej, a w przypadku spółek niemających osobowości prawnej – do każdego wspólnika,
• organ podatkowy posiada informacje, z których wynika, że kontrolowany jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
• organ podatkowy posiada informacje, z których wynika, że kontrolowany nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione.

Czas trwania kontroli

Czas trwania kontroli jest szczegółowo unormowany, a ona sama powinna być zakończona bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie wskazanym w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli (organami uprawnionymi do wydania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli są np. Naczelnicy urzędów skarbowych, Szef KAS, oraz w niektórych przypadkach wójt, burmistrz, starosta lub marszałek województwa). Czas trwania kontroli podatkowej w firmie poza upoważnieniem do jej przeprowadzenia ograniczony jest również przepisami ustawy prawo przedsiębiorców, które wskazują na to, że czas trwania wszystkich kontroli podatkowych w jednym roku kalendarzowych może wynieść maksymalnie 

• 12 dni roboczych – w przypadku mikroprzedsiębiorców
• 18 dni roboczych – w przypadku małych przedsiębiorców
• 24 dni roboczych – w przypadku średnich przedsiębiorców
• 48 dni roboczych – w przypadku pozostałych przedsiębiorców.

Należy natomiast pamiętać, że ramy te dotyczą czynności dokonywanych w siedzibie kontrolowanego, lub w miejscu przechowywania jego dokumentacji rachunkowej.

Jakie dokumenty są potrzebne w trakcie kontroli podatkowej?

Następnie podatnik z pewnością będzie musiał przygotować liczne dokumenty. Bez obaw co do zasady od zawiadomienia będziesz miał kilka dni, żeby je skompletować. Dodatkowo w związku z faktem, iż w przypadku kontroli podatkowej, musi zostać określony jej zakres, przede wszystkim konieczne będzie przygotowanie dokumentów związanych właśnie z jej zakresem, czyli w przypadku kontroli podatkowej dotyczącej zwrotu VAT, należy przygotować pełne i kompletne deklaracje, oraz księgę przychodów i rozchodów jak i dowody dostaw towarów czy usług. Audyt wewnętrzny i diagnoza podatkowa w przedsiębiorstwie pomaga zidentyfikować braki w dokumentacji jeszcze przed kontrolą. Takie przygotowanie znacznie ułatwia cały proces. W przypadku każdej kontroli, niezależnie od jej przedmiotu, kluczowym okaże się być kompletna i uporządkowana dokumentacja księgowa. Po otrzymaniu zawiadomienia warto się skontaktować z urzędnikiem i wprost ustalić, które dokumenty należy przygotować. 

Jakie prawa i obowiązki ma podatnik podczas kontroli podatkowej

Podstawowymi prawami kontrolowanego podatnika są:

• Prawo do czynnego uczestnictwa w kontroli
• Prawo do udziału w przeprowadzaniu dowodów
• Prawo do ustanowienia pełnomocnika 
• Prawo do złożenia zastrzeżenia i wyjaśnień do protokołu kontroli podatkowej
• Prawo do domagania się w trybie cywilnym odszkodowania za szkodę poniesioną na skutek przeprowadzenia czynności kontrolnych z naruszeniem przepisów prawa w zakresie kontroli działalności gospodarczej.

Kontrolowany musi natomiast między innymi:

• Składać w odpowiednich terminach wyznaczonych przez organ wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli
• Zapewnić dostęp do budynków, lokali i innych pomieszczeń
• Zapewnić dostęp do akt i ksiąg rachunkowych związanych z przedmiotem kontroli
• Zapewnić kontrolującemu odpowiednie warunki
• Umożliwić filmowanie i fotografowanie oraz utrwalanie stanu faktycznego

Protokół z kontroli 

Po przeprowadzonej analizie, kontrola podatkowa kończy się sporządzeniem protokołu z kontroli, od którego jak już wspomniano wcześniej kontrolowany może złożyć dodatkowe wyjaśnienia, lub zastrzeżenia, które zdecydowanie mogą pomóc w przypadku, w którym po kontroli wszczęte zostanie postępowanie podatkowe. Warto zaznaczyć, że po kontroli podatkowej możesz dokonać korekty deklaracji, jeśli wystąpiły nieprawidłowości, dzięki czemu organ podatkowy nie będzie musiał wszczynać postępowania podatkowego.

Aby zapewnić bezpieczeństwo swojej firmie i zadbać o to aby wszystkie czynności w trakcie kontroli zostały dokonane zgodnie z przepisami oraz w taki sposób, który ułatwi przebieg potencjalnego postępowania podatkowego, najlepiej skorzystać z doradztwa podatkowego, w ramach których będziemy reprezentowani przed organami podatkowymi.