Temat czy prezes zarządu może wystawiać faktury, budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców oraz osób zaangażowanych w działalność spółek kapitałowych. W praktyce odpowiedź na to pytanie jest bardziej złożona niż mogłoby się wydawać, a przepisy prawa gospodarczego nie precyzują jasno, w jakich sytuacjach taka praktyka jest dopuszczalna.
Zasady wystawiania faktur przez prezesa zarządu
Prezes zarządu spółki nie może dowolnie wystawiać faktur na rzecz swojej spółki. Wynika to z przepisów kodeksu spółek handlowych oraz zasad odpowiedzialności zarządu za prowadzenie spraw spółki. Zasadniczo, obowiązki prezesa zarządu oraz wynagrodzenie za ich pełnienie powinny być określone w umowie spółki lub w uchwałach wspólników. Wynagrodzenie to wypłaca się na podstawie umowy o pracę, kontraktu menedżerskiego lub powołania, a nie na podstawie faktur.
w.przybyla@przybylaw.pl
+48 503 840 011
Wystawianie faktur przez prezesa zarządu może być dopuszczalne jedynie w szczególnych przypadkach, które nie wchodzą w zakres jego obowiązków jako członka zarządu. Czy wynagrodzenie prezesa zarządu może być wypłacane na podstawie faktur? Tylko w sytuacji, gdy prezes świadczy usługi, które:
- Są niezwiązane z działalnością spółki.
- Nie pokrywają się z jego kompetencjami lub obowiązkami jako członka zarządu.
- Realizowane są w ramach zarejestrowanej działalności gospodarczej.
Jakie są przepisy dotyczące wystawiania faktur przez prezesa zarządu?
Prawo gospodarcze nie wyklucza możliwości współpracy na zasadzie świadczenia usług przez prezesa zarządu na rzecz spółki. Jednak taka współpraca musi spełniać określone warunki, a umowa powinna być zawarta z zachowaniem procedur unikających konfliktu interesów. Zgodnie z art. 210 Kodeksu spółek handlowych, w przypadku umów pomiędzy członkiem zarządu a spółką, wymagana jest zgoda rady nadzorczej lub wspólników.
Dodatkowo należy pamiętać, że faktury wystawiane przez prezesa zarządu muszą dotyczyć działalności wykraczającej poza jego obowiązki wynikające z zarządzania spółką. Przykładowo, jeśli prezes prowadzi odrębną działalność gospodarczą, np. jako grafik komputerowy, może wystawić fakturę za wykonanie projektu, który nie jest związany z podstawową działalnością spółki.
Kto ma prawo do wystawiania faktur w spółce?
Spółkę, fakturują jej kontrahenci oraz pracownicy B2B, z którymi współpracuje. W przypadku wspólników czy też członków jej zarządu, aby faktura mogła zostać uznana, musi zostać wystawiona za usługi wykonywane w sposób opisany powyżej.
Opodatkowanie przychodów i obowiązki prezesa zarządu w kontekście fakturowania
Każda transakcja między prezesem a spółką musi być jasno rozliczona, aby uniknąć zarzutu obchodzenia przepisów podatkowych. Wypłata wynagrodzenia prezesa zarządu na podstawie faktury zamiast umowy o pracę lub kontraktu menedżerskiego może być uznana przez organy podatkowe za próbę unikania płacenia składek na ubezpieczenie społeczne czy podatków dochodowych.
Ostatnimi czasy organy podatkowe zaczęły coraz częściej odmawiać wydawania interpretacji indywidualnych, powołując się na klauzulę ogólnego przeciwko unikaniu opodatkowania (GAAR). Dotyczy to sytuacji, w których członkowie zarządów, świadczący usługi na rzecz Spółki, pytali o stosowanie stawki podatku w ramach ryczałtu. Organy wskazywały, że takie zapytania mogą wiązać się z próbą obejścia przepisów, a stosowanie GAAR miało na celu zapobieganie nadużyciom podatkowym. Sady administracyjne w większości przypadków zgodziły się z tym stanowiskiem, podkreślając, że w takich sytuacjach nie ma potrzeby wydawania interpretacji indywidualnych, jeśli zachowanie podatnika może prowadzić do sztucznego obniżenia zobowiązań podatkowych.
Przykładowo Wyrok WSA w Krakowie z 20.02.2024 r., I SA/Kr 36/24, LEX nr 3709604. Kolejno również Sąd zauważa, że Organ nie kwestionował w żaden sposób rzeczywistej treści wskazanej czynności prawnej. Organ nie stwierdził również, że osoba będąca członkiem zarządu spółki nie może jednocześnie świadczyć na jej rzecz usług w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej (podkreślenie Sądu). Organ nie neguje również, że w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może zawrzeć dodatkowe umowy z osobami fizycznymi, które będą świadczyły na jej rzecz działalność merytoryczną. (…) Rekapitulując całokształt powyższych rozważań należy stwierdzić, że zaskarżone postanowienie jak i poprzedzające je postanowienie wydane w pierwszej instancji odpowiadają prawu. W sposób odpowiadający prawu wywiedziono, że w odniesieniu do elementów stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę istnieje uzasadnione przypuszczenie, iż mogą one stanowić czynność lub element czynności określonej w art. 119a § 1 O.p.
Jakie obowiązki ma prezes zarządu w kontekście fakturowania? Musi on dopilnować, aby transakcje były przejrzyste, zgodne z umową spółki i odpowiednio udokumentowane. W przypadku wątpliwości, warto skonsultować się z doradcą prawnym lub podatkowym.
Podsumowanie
Wystawianie faktur przez prezesa zarządu jest możliwe tylko w wyjątkowych okolicznościach. Kluczowe jest, aby takie działania nie kolidowały z jego obowiązkami zarządczymi, były zgodne z prawem gospodarczym i umową spółki, a także odpowiednio rozliczane pod względem podatkowym. W każdej sytuacji należy pamiętać o ryzyku związanym z potencjalnymi zarzutami ze strony organów podatkowych, dlatego warto stosować się do obowiązujących przepisów oraz konsultować wątpliwości z ekspertami, oraz wystąpić z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej, która będzie stanowić zabezpieczenie naszych interesów.
