Czego szuka urząd skarbowy podczas kontroli podatkowej? Najczęstsze obszary kontroli podatkowej

Kontrole podatkowe są narzędziem, za pomocą którego urząd skarbowy weryfikuje prawidłowość rozliczeń podatników. Podczas kontroli, urzędnicy skrupulatnie sprawdzają różne obszary działalności firmy, aby wykryć ewentualne nieprawidłowości. Znajomość tego, na co zwracają uwagę podczas kontroli, pozwala lepiej się przygotować i zminimalizować ryzyko sankcji. W artykule przedstawimy najczęstsze obszary kontroli podatkowej oraz dokumenty, które urząd skarbowy sprawdza najczęściej, a także czego szuka urząd skarbowy podczas kontroli podatkowej.

Czego najczęściej szuka urząd skarbowy podczas kontroli podatkowej?

Głównym celem kontroli podatkowych jest wykrycie błędów i uchybień w przestrzeganiu prawa podatkowego, które mogą prowadzić do zaniżenia należności podatkowych. Wielu podatników zastanawia się jednak, jakie błędy najczęściej wychwytują urzędnicy skarbowi i jakie obszary są szczególnie narażone na kontrolę. Oto najczęstsze z nich:

Chcesz, żebym zajął się Twoją sprawą?

w.przybyla@przybylaw.pl +48 503 840 011

1. Zgodność deklaracji podatkowych – Urzędnicy weryfikują poprawność złożonych deklaracji (PIT, CIT, VAT), aby upewnić się, że wszystkie przychody zostały prawidłowo zgłoszone, a koszty uzyskania przychodu są odpowiednio udokumentowane. Błędy w tym zakresie mogą wynikać z pomyłek, niedbalstwa lub niepełnego zrozumienia przepisów podatkowych.
2. Transakcje między podmiotami powiązanymi – Jednym z najczęściej kontrolowanych obszarów, zwłaszcza w firmach międzynarodowych, są ceny transferowe. Urząd skarbowy sprawdza, czy transakcje między podmiotami powiązanymi zostały przeprowadzone zgodnie z zasadami rynkowymi. Niewłaściwe ustalanie cen transferowych może prowadzić do przerzucania dochodów między krajami i unikania opodatkowania.
3. Rozliczenia VAT – VAT, jako jedno z głównych źródeł dochodów budżetowych, jest obszarem szczególnie uważnie monitorowanym przez organy podatkowe. Kontrola obejmuje m.in. sprawdzenie, czy przedsiębiorca prawidłowo rozliczył VAT, a także, czy posiada pełną dokumentację dla transakcji wewnątrzunijnych i międzynarodowych. Szczególną uwagę zwraca się na wykrywanie karuzel VAT-owskich oraz pustych faktur.
4. Koszty uzyskania przychodu – Organy podatkowe weryfikują, czy przedsiębiorcy odliczają jedynie uzasadnione koszty uzyskania przychodu, które są poparte odpowiednimi dokumentami księgowymi. W przypadku braku wystarczających dowodów urząd może zakwestionować niektóre wydatki, co może skutkować korektą zobowiązań podatkowych.
5. Dochody z nieujawnionych źródeł – Urzędnicy często przeprowadzają analizy mające na celu identyfikację dochodów, które nie zostały zadeklarowane. Mogą to być np. dochody z działalności prowadzonej w szarej strefie lub transakcje nierejestrowane w księgach. W takich przypadkach urząd skarbowy może nałożyć wysokie kary oraz odsetki za zaległości podatkowe.
6. Ulgi i zwolnienia podatkowe – Kontrole często obejmują weryfikację zasadności korzystania z ulg i zwolnień podatkowych. Urzędnicy sprawdzają, czy podatnik spełnił wszystkie warunki, aby móc skorzystać z preferencji podatkowych, takich jak ulgi na działalność badawczo-rozwojową, ulga IP Box czy zwolnienia z VAT dla określonych branż. Nieprawidłowe zastosowanie ulg może prowadzić do konieczności zwrotu uzyskanych korzyści wraz z odsetkami.

Jakie dokumenty są najczęściej sprawdzane podczas kontroli podatkowej?

Podczas kontroli podatkowej urząd skarbowy ma prawo do wglądu w różne dokumenty księgowe i finansowe firmy. Najczęściej sprawdzane dokumenty to:

1. Księgi rachunkowe – Księgi rachunkowe stanowią podstawowe źródło informacji o działalności firmy. Każda transakcja lub inna czynność gospodarcza powinna być w nich prawidłowo wykazana. Na ich podstawie organ podatkowy określa m.in. wysokość przychodów, kosztów i podstawy opodatkowania. Nieprawidłowości w prowadzeniu ksiąg mogą prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych.
2. Faktury VAT – Faktury są szczegółowo analizowane pod kątem ich zgodności z deklarowanymi przychodami i kosztami. Organy sprawdzają, czy faktury spełniają wymogi formalne, czy zostały wystawione we właściwych terminach oraz czy odpowiadają faktycznym transakcjom. Kluczowym elementem weryfikacji jest również data powstania obowiązku podatkowego.
3. Deklarację podatkowe – Deklaracje podatkowe (PIT, CIT, VAT) są weryfikowane, aby sprawdzić, czy podatnik prawidłowo zadeklarował wysokość należnego podatku. Urząd analizuje m.in. wysokość opłaconych zaliczek, zgodność deklaracji z dokumentami księgowymi oraz ewentualne ulgi i odliczenia.
4. Dokumentacja kadrowa i płacowa – W przypadku kontroli dotyczących rozliczeń pracowniczych urząd skarbowy analizuje dokumenty kadrowe, takie jak umowy o pracę, listy płac czy raporty ZUS. Weryfikowane są m.in. rozliczenia podatku PIT od wynagrodzeń.
5. Umowy i dokumentacja prawa – Organy podatkowe mogą również analizować zawarte umowy (np. umowy najmu, leasingu, współpracy czy kredytowe) w celu weryfikacji, czy wszystkie przychody i koszty zostały prawidłowo ujęte w księgach rachunkowych. W szczególności badane są umowy z podmiotami powiązanymi pod kątem zgodności z zasadami rynkowymi.
6. Raporty kasowe i ewidencja sprzedaży – W przypadku firm prowadzących sprzedaż detaliczną szczególną uwagę zwraca się na raporty z kas fiskalnych oraz ewidencje sprzedaży. Organy sprawdzają, czy wszystkie transakcje zostały prawidłowo zarejestrowane i czy nie dochodziło do unikania opodatkowania w formie sprzedaży „poza rejestrem”.

Jakie obszary działalności firmy są najczęściej kontrolowane przez urzędników?

Kontrole podatkowe koncentrują się na określonych obszarach działalności, które są bardziej narażone na błędy podatkowe. Najczęściej kontrolowane obszary to:

1. Transakcje międzynarodowe – Handel zagraniczny, w tym eksport i import, jest jednym z głównych obszarów kontroli ze względu na ryzyko nadużyć, zwłaszcza w zakresie rozliczeń VAT. Organy podatkowe weryfikują poprawność dokumentacji związanej z transakcjami wewnątrzunijnymi, deklaracjami celnymi oraz stosowaniem odpowiednich stawek VAT.
2. Branże o wysokim ryzyku podatkowym – Urzędy skarbowe szczególnie często kontrolują firmy działające w branżach uznawanych za podatkowo ryzykowne. Dotyczy to m.in. budownictwa, transportu, IT, gastronomii, handlu elektroniką czy paliwami. Są to sektory, w których często występują nieprawidłowości związane z ewidencjonowaniem przychodów, rozliczaniem VAT lub zatrudnieniem pracowników „na czarno”.
3. Wynagrodzenie członków zarządu – Wynagrodzenia wypłacane członkom zarządu są często przedmiotem szczegółowych kontroli. Urząd skarbowy weryfikuje, czy wynagrodzenia zostały prawidłowo ujęte w kosztach uzyskania przychodu, czy spełniają warunki rynkowe oraz czy odprowadzone zostały odpowiednie podatki, w tym zaliczki na PIT. Dodatkowo kontrolowana jest zgodność z uchwałami organów spółki oraz innymi wymaganiami formalnymi. Organy skarbowe często również w tym zakresie nie chcą wydawać interpretacji indywidualnych stwierdzając, że zatrudnienie członków zarządu na B2B, którzy poza czynnościami zarządczymi świadczą usługi specjalistyczne jest próbą obejścia prawa, zdaniem organów członkowie zarządu powinni być zatrudnieni na podstawie umowy o pracę lub tylko na podstawie powołania. Takie stanowisko, co ciekawe również potwierdzają sądy, wskazując, że organ nie musi wydawać interpretacji indywidualnych w tym zakresie, przykładowo w Wyroku wydanym przez WSA w Poznaniu z 30.05.2023 r., I SA/Po 6/23, sąd stwierdził, że Świadczenie usług dla spółki w ramach jednoosobowej działalności członka zarządu może prowadzić do unikania opodatkowania. W szczególności kiedy działalność członka zarządu byłaby opodatkowana niższymi stawkami w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Jakie błędy najczęściej wykrywają urzędnicy podczas kontroli podatkowej?

Podczas kontroli podatkowej urząd skarbowy najczęściej wykrywa błędy takie jak:

1. Nieprawidłowości w deklaracjach podatkowych – Błędy w obliczeniach podatku, niewłaściwe księgowanie transakcji lub pominięcie niektórych przychodów to jedne z najczęściej spotykanych problemów. Takie uchybienia mogą skutkować zaniżeniem należnego podatku oraz koniecznością dokonania korekt.
2. Braki w dokumentacji – Firmy często nie posiadają pełnej i prawidłowej dokumentacji dla odliczanych kosztów uzyskania przychodu, transakcji z kontrahentami czy rozliczeń VAT. Braki w dokumentacji są podstawą do zakwestionowania tych kosztów przez urząd skarbowy i zwiększenia podstawy opodatkowania.
3. Nieprawidłowe rozliczenie VAT – Błędy w rozliczeniach VAT, takie jak niewłaściwe odliczenia podatku naliczonego, brak zgłoszenia transakcji wewnątrzwspólnotowych (np. WNT lub WDT) lub opóźnienia w płatnościach, są częstym powodem powstania zaległości podatkowych.
4. Ukrywanie przychodów – Urząd skarbowy często wykrywa przypadki nieujawnionych dochodów, np. z działalności w szarej strefie, transakcji gotówkowych czy z niezgłoszonych źródeł.
5. Błędy w rozliczeniach podatkowych – Nieprawidłowości w obliczaniu i odprowadzaniu zaliczek na PIT od wynagrodzeń, rozliczeniach składek ZUS czy stosowaniu ulg podatkowych dla pracowników to kolejny częsty problem. Błędy w tym zakresie mogą skutkować koniecznością zapłaty zaległych kwot wraz z odsetkami.

Jak przygotować firmę na kontrolę podatkową?

Aby odpowiednio przygotować się na kontrolę podatkową, należy skoncentrować się na kilku kluczowych aspektach:

1. Dobrze zorganizowana dokumentacja – Wszystkie dokumenty finansowe, w tym faktury, księgi rachunkowe, umowy i wyciągi bankowe, powinny być uporządkowane i łatwo dostępne. Brak pełnej dokumentacji lub nieprawidłowości w jej prowadzeniu mogą skutkować negatywnymi konsekwencjami, takimi jak doszacowanie podatku czy nałożenie kar.
2. Regularne audyty podatkowe wewnętrzne – Wewnętrzne przeglądy podatkowe pozwalają na wczesne wykrycie potencjalnych problemów. Warto, aby firma regularnie weryfikowała swoją księgowość, zgodność deklaracji podatkowych oraz kompletność dokumentacji. Takie działania mogą zmniejszyć ryzyko błędów, które mogłyby zostać wykryte podczas kontroli.
3. Szkolenia pracowników – Osoby odpowiedzialne za księgowość i rozliczenia podatkowe powinny być regularnie szkolone, aby nadążać za zmieniającymi się przepisami prawa podatkowego. Aktualna wiedza pozwala na ograniczenie ryzyka popełnienia błędów.
4. Współpraca z prawnikiem – Współpraca z adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym jest kluczowa, zwłaszcza w przypadku bardziej skomplikowanych spraw. Specjaliści mogą pomóc w przygotowaniu dokumentacji, doradzić w kwestiach podatkowych oraz reprezentować firmę przed organami skarbowymi w trakcie kontroli.
5. Monitorowanie obszarów ryzyka – Ważne jest, aby identyfikować i monitorować obszary działalności, które są bardziej narażone na błędy podatkowe, takie jak transakcje międzynarodowe, rozliczenia VAT czy wynagrodzenia członków zarządu. Regularna analiza tych obszarów może pomóc uniknąć problemów podczas kontroli.