Faktura Handlowa

Faktura handlowa inaczej faktura eksportowa, znana również jako commercial invoice, jest jednym z najważniejszych dokumentów w handlu międzynarodowym. Wystawiana w przypadku eksportu towarów, stanowi podstawowy dokument potwierdzający transakcję handlową. Faktura eksportowa jest niezbędna dla odprawy celnej, a także dla odbiorcy, który potrzebuje jej do rozliczeń podatkowych lub księgowych. W tym artykule szczegółowo omówimy, czym jest faktura handlowa (commercial invoice), jakie informacje powinna zawierać oraz jakie błędy należy unikać przy jej wystawianiu.

Co to jest faktura handlowa?      

Faktura handlowa (commercial invoice) to dokument potwierdzający sprzedaż towarów lub usług pomiędzy sprzedawcą a kupującym. Jest to oficjalne potwierdzenie zawarcia transakcji, wskazujące wartość, ilość oraz charakter dostarczonych towarów lub usług. W handlu międzynarodowym faktura eksportowa pełni dodatkowo funkcję dokumentu celnego, na podstawie którego organy celne obliczają należności celne i podatki.

Chcesz, żebym zajął się Twoją sprawą?

w.przybyla@przybylaw.pl +48 503 840 011

Jakie informacje powinna zawierać faktura handlowa?

Przede wszystkim należy pamiętać, aby faktura handlowa w transakcjach międzynarodowych była prawidłowa i spełniała wszystkie wymogi prawne oraz celne, warto tutaj wskazać, że faktura handlowa i dokumenty eksportowe powinny być wystawiona w języku angielskim. Wielu przedsiębiorców ma ogromne problemy z wystawienie faktury handlowej i dokumentów eksportowych, z tego względu poniżej przedstawiamy wzór faktury handlowej tj. wszystkie jej elementy, które powinny przyspieszyć odprawę celną, oraz pozwolić ładunkowi legalnie oraz bezpiecznie przejść wszelkie kontrole. Zatem, jakie są obowiązkowe elementy faktury handlowej?

• Dane sprzedawcy:
  • Nazwa i adres firmy,
  • Numer identyfikacji podatkowej (NIP lub VAT UE).
• Dane nabywcy:
  • Nazwa i adres odbiorcy,
  • Numer identyfikacji podatkowej, jeśli wymagany.
• Numer faktury i data wystawienia:
  • Unikalny numer identyfikacyjny faktury,
  • Data wystawienia dokumentu.
• Opis towarów lub usług:
  • Szczegółowy opis każdego produktu lub usługi,
  • Ilość, waga lub objętość,
  • Cena jednostkowa i łączna wartość każdego elementu.
• Wartość transakcji:
  • Wartość netto i brutto,
  • Waluta, w której rozliczana jest transakcja.
• Warunki dostawy i płatności:
  • Incoterms (np. FOB, CIF),
  • Termin płatności.
• Informacje cłowe:
  • Kraj pochodzenia towarów,
  • Kod taryfy celnej (kod HS).
• Podpis i pieczęć (jeśli wymagane).

Nie wszystkie wyżej dane są wymagane, jednakże z całą pewnością takie informację znacząco przyśpieszą procedurę celną.

Czym różni się faktura handlowa od faktury proforma?

Faktura handlowa w transakcjach międzynarodowych i faktura proforma często są mylone, ale mają odmienny cel i charakter prawny. Główne różnice to:

• Charakter prawny:
  • Faktura handlowa jest dokumentem księgowym i cłowym, wymaganym do realizacji transakcji i odprawy celnej.
  • Faktura proforma to dokument o charakterze informacyjnym, służący jako oferta lub wstępna wycena.
• Zobowiązania stron:
  • Faktura handlowa potwierdza zobowiązanie zapłaty przez nabywcę.
  • Faktura proforma nie nakłada takiego obowiązku.
• Elementy dokumentu:
  • Faktura handlowa zawiera wszystkie wymagane prawem elementy oraz powinna zawierać te elementy, które przyspieszą procedurę celną.
  • Faktura proforma może być mniej szczegółowa i nie musi spełniać wymogów formalnych.

Jakie są najczęstsze błędy przy wystawianiu faktury handlowej?

Podczas wystawiania faktury handlowej w transakcjach międzynarodowych łatwo popełnić błędy, które mogą utrudnić proces odprawy celnej lub opóźnić realizację transakcji. Oto najczęstsze problemy:

• Niekompletne dane:
  • Brak numeru identyfikacji podatkowej, kodu taryfy celnej lub kraju pochodzenia.
• Błędy w opisach towarów:
  • Zbyt ogólny lub niewłaściwy opis towarów.
• Błędna wartość transakcji:
  • Niezgodność wartości produktów.
• Brak warunków dostawy i płatności:
  • Pominięcie informacji o Incoterms lub terminie zapłaty.
• Błędny format dokumentu:
  • Brak wymaganych elementów formalnych, takich jak podpis lub pieczęć.

Unikanie tych błędów jest kluczowe dla sprawnego przeprowadzenia transakcji oraz uniknięcia problemów z organami celnymi.

Co to jest Incoterms?

Incoterms (International Commercial Terms) to międzynarodowe reguły handlowe opracowane przez Międzynarodową Izbę Handlową (ICC), które określają obowiązki sprzedawcy i kupującego w transakcjach międzynarodowych. Definiują one, kto ponosi koszty oraz odpowiedzialność za transport, ubezpieczenie, odprawę celną i ryzyko związane z przewozem towarów.

Najpopularniejsze reguły Incoterms to m.in.:

• EXW (Ex Works) – Sprzedający udostępnia towary kupującemu w określonym miejscu (np. fabryka, magazyn), które nie musi należeć do sprzedającego. Zaleca się precyzyjne wskazanie punktu dostawy. Sprzedający nie musi załadowywać towarów ani dokonywać odprawy eksportowej, jeśli jest wymagana.
• FOB (Free On Board) – Sprzedający dostarcza towary na pokład statku w wyznaczonym porcie, a ryzyko oraz koszty przechodzą na kupującego od momentu załadunku.
• CIF (Cost, Insurance and Freight) – Sprzedający dostarcza towary na pokład statku, a ryzyko przechodzi na kupującego w momencie załadunku. Sprzedający musi zapewnić ubezpieczenie od utraty lub uszkodzenia towarów od portu załadunku do co najmniej portu przeznaczenia, niezależnie od ich stanu czy ilości po dotarciu.

Incoterms pomagają uniknąć nieporozumień między stronami transakcji, jasno definiując podział obowiązków i kosztów. Najnowsza wersja to Incoterms 2020, która zawiera 11 reguł podzielonych na grupy zależne od rodzaju transportu.

Co to są kody HS?

Kody HS (Harmonized System) to międzynarodowy system kodów opracowany przez Światową Organizację Celną (WCO) do klasyfikacji towarów w handlu międzynarodowym. Każdy kod HS składa się z sześciu cyfr i umożliwia jednoznaczne określenie rodzaju towaru, co ułatwia proces odprawy celnej oraz obliczanie ceł i podatków.

Przykład struktury kodu HS

• Pierwsze 2 cyfry – sekcja i dział towaru (np. „01” dla zwierząt żywych).
• Kolejne 2 cyfry – grupa towarów (np. „0102” dla bydła).
• Ostatnie 2 cyfry – podkategoria (np. „010229” bydło – pozostałe).

Kody HS są podstawową formą oznaczeń i najbardziej popularną na świecie ponad 200 krajów stosuje te oznaczenia – w tym kraje Unii Europejskiej.