Kontrola podatkowa w firmie może przytrafić się każdemu z przedsiębiorców, tym bardziej że organy podatkowe znacznie zwiększyły ich liczbę w ostatnich latach. Aby nie dać się zaskoczyć warto wiedzieć, jak przebiega kontrola podatkowa, tak aby zabezpieczyć swoje interesy w przypadku, w którym przyjdzie do nas fiskus. Znajomość procedur i obowiązków obu stron – zarówno przedsiębiorcy, jak i organów kontrolujących – jest kluczowa, aby uniknąć niepotrzebnych problemów. W niniejszym artykule postaramy się przybliżyć, jakie są etapy kontroli podatkowej w firmie, jakie są prawa i obowiązki firmy podczas kontroli podatkowej oraz wskażemy jak ważne są audyty podatkowe.
Etapy kontroli podatkowej w firmie
Przyglądając się kontroli podatkowej warto przyjrzeć się temu jak przebiega ona krok po kroku. Kontrola podatkowa w firmie może rozpocząć się na dwa sposoby:
w.przybyla@przybylaw.pl
+48 503 840 011
- Poprzez zawiadomienie podatnika o jej wszczęciu
- Bez zawiadomienia – w przypadkach opisanych w art. 282 c ordynacji podatkowej.
W obu przypadkach realne działania fiskusa nie mogą rozpocząć się przed okazaniem lub dostarczeniem kontrolowanemu (podatnikowi) upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazania legitymacji służbowej.
W trakcie kontroli organ może dokonywać czynności w siedzibie podatnika jedynie przez:
- 12 dni roboczych – w przypadku mikroprzedsiębiorców
- 18 dni roboczych – w przypadku małych przedsiębiorców
- 24 dni roboczych – w przypadku średnich przedsiębiorców
- 48 dni roboczych – w przypadku pozostałych przedsiębiorców.
W ciągu jednego roku kalendarzowego. W tym czasie Podatnik powinien okazać kontrolującym wszelkie wymagane dokumenty takie jak:
- Deklaracje podatkowe
- Faktury VAT
- Księgi Podatkowe
Zakończenie kontroli podatkowej następuje wraz z zakończeniem terminu wskazanym w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli, niemniej jednak termin ten może być wydłużany. Wraz z zakończeniem kontroli powstaje jej protokół, który:
- Wykazuje brak nieprawidłowości lub;
- Wykazuje zaległość podatkową lub inne nieprawidłowości
W przypadku, w którym wykazano pewnie nieprawidłowości podatnik może albo skorygować daną deklarację, z której to wynika i opłacić podatek wraz z odsetkami, lub zgłosić zastrzeżenia do protokołu co poskutkuje wszczęciem postępowania podatkowego.
Prawa i obowiązki firmy podczas kontroli podatkowej
Podczas kontroli podatkowej na podatniku ciążą liczne obowiązki, które mają na celu umożliwienie sprawnego przeprowadzenia działań przez organy podatkowe. Do najważniejszych z nich należą:
- Obowiązek udostępnienia dokumentacji i informacji – podatnik musi przedstawić wszelkie dokumenty, księgi rachunkowe oraz inne materiały związane z zakresem kontroli, które są wymagane przez organ podatkowy.
- Nieutrudnianie działań kontrolnych – podatnik nie może podejmować działań mających na celu opóźnienie lub zakłócenie kontroli, takich jak odmowa dostępu do dokumentacji czy utrudnianie pracy kontrolerów.
- Tłumaczenie dokumentów – w przypadku, jeżeli dokumenty są w języku obcym podatnik jest zobowiązany do przetłumaczenia dokumentów, na życzenie organu podatkowego.
- Wstęp do jednostki kontrolowanego – w przypadku kontroli na miejscu, podatnik powinien umożliwić dostęp do biura, magazynów czy innych lokalizacji, gdzie znajdują się dokumenty lub przedmioty objęte kontrolą, a także dać możliwość urzędnikom do przeprowadzenia kontroli na terenie przedsiębiorstwa.
Warto natomiast powiedzieć nieco więcej o prawach kontrolowanego w czasie, w którym trwa kontrola podatkowa w firmie. Podatnik ma przede wszystkim prawo do tego, aby kontrola została zakończona bez zbędnej zwłoki, oraz do czynnego udziału w kontroli. Jak stanowi art. 285 ordynacji, „Czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego, reprezentanta kontrolowanego lub pełnomocnika, chyba że kontrolowany zrezygnuje z prawa uczestniczenia w czynnościach kontrolnych”. Odnosi się to również do przesłuchań świadków. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 12 maja 2009 r. (sygn. akt I FSK 261/08) wskazał, że:
„Sąd I instancji nie zgodził się z zarzutem skarżącej, że w toku postępowania administracyjnego naruszono art. 285, 180 i 188 o.p. Na wstępie wyjaśnił, że przepis art. 285 o.p. odnosi się do prawa do uczestnictwa strony w czynnościach kontrolnych, a przesłuchanie świadka nie jest czynnością kontrolną. Natomiast udział strony w przesłuchaniu świadka normuje art. 190 o.p., który nakłada na organy obowiązek powiadomienia strony o terminie i miejscu przesłuchania, wskazując, jak podkreślił sąd, jedynie na możliwość, a nie obowiązek czynnego uczestnictwa w przesłuchaniu, poprzez zadawanie pytań osobie przesłuchiwanej.”
Dodatkowo podatnikowi przysługuje:
Prawo do informacji – podatnik ma prawo być poinformowany o rozpoczęciu kontroli, jej zakresie, celu oraz przepisach, na podstawie których jest prowadzona.
Prawo do obecności podczas czynności kontrolnych – podatnik lub jego przedstawiciel może brać udział w czynnościach kontrolnych, co pozwala na bieżące reagowanie i wyjaśnianie kwestii budzących wątpliwości.
Prawo do składania wyjaśnień – podatnik może przedstawiać swoje stanowisko, wyjaśniać zastrzeżenia kontrolujących oraz dostarczać dodatkowe dokumenty w celu obrony swoich interesów.
Prawo do korekty deklaracji podatkowej – w trakcie kontroli podatkowej podatnik ma możliwość złożenia korekty deklaracji, o ile nie stwierdzono jeszcze naruszeń, które wykluczają taką możliwość.
Prawo do zachowania tajemnicy skarbowej – organy kontrolujące są zobowiązane do zachowania poufności danych dotyczących działalności podatnika oraz jego finansów.
Prawo do reprezentacji – podatnik może korzystać z pomocy pełnomocnika, na przykład doradcy podatkowego, prawnika lub księgowego, który będzie reprezentował jego interesy przed organami podatkowymi.
Prawo do wglądu w protokoły i dokumenty kontrolne – po zakończeniu kontroli podatnik ma prawo zapoznać się z wynikami kontroli, w tym protokołem oraz dokumentacją sporządzoną przez kontrolujących.
Prawo do odwołania się od decyzji – w przypadku, gdy podatnik nie zgadza się z ustaleniami kontroli, ma prawo złożyć zastrzeżenia do protokołu kontroli oraz odwołanie od decyzji wydanych na jej podstawie.
Audyt podatkowy
Wynik kontroli podatkowej, jak i całego postępowania podatkowego, które może z niej wyniknąć, jest zależny od tego jaką my oraz nasz pełnomocnik (którego uczestnictwo w sprawie zdecydowanie zwiększa nasze szanse na sukces) mamy wiedzę co do tego jakie nieprawidłowości występują w naszej firmie. Mając świadomość pełni spraw, pełnomocnik, który dobrze zna procedury kontrolne, praktykę organów oraz prawo podatkowe mamy zdecydowanie większe szansę na to, że wszystkie dokumenty potrzebne do kontroli podatkowej, będą pozostawały w zgodzie z prawem, a wcześniej zaplanowana strategia sprawi, że kontrola podatkowa w firmie, będzie jedynie formalnością.
